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Dokumentenmanagement – Benennung von Dokumenten
Beim Speichern von Dokumenten wird eine einheitliche Namenskonvention verwendet, um eine klare Struktur und schnelle Auffindbarkeit zu gewährleisten.
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Richtiges Namensschema:
📌 Format:
YYYY-MM-DD-Dokumententyp-Kurztitel-Version
📌 Erklärung:
- Datum (YYYY-MM-DD) – Erstellungsdatum des Dokuments.
- Dokumententyp – Art des Dokuments (z. B. Projekt-Dokumentation, Gesprächsprotokoll, Lastenheft, Pflichtenheft, Präsentation).
- Kurztitel (optional) – Falls notwendig, eine kurze Beschreibung zur besseren Identifikation.
- Version (VX.X) – Versionsnummer des Dokuments (z. B. V1.0 für die erste Version, V1.1 für kleinere Änderungen, V2.0 für größere Überarbeitungen).
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✅ Beispiele für korrekte Dokumentennamen:
• 2025-03-17-Projekt-Dokumentation-Initial-V1.0
• 2025-03-17-Gesprächsprotokoll-Kickoff-Meeting-V2.1
• 2025-03-17-Lastenheft-Modul-V1.3
• 2025-03-17-Pflichtenheft-API-Spezifikation-V1.0
• 2025-03-17-Präsentation-Strukturplanung-V1.2
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❌ Fehlhafte Benennungen und warum sie falsch sind:
1. Ohne Datum:
• Projekt-Dokumentation-Initial-V1.0 → Datum fehlt, keine zeitliche Einordnung möglich.
2. Ohne Dokumententyp:
• 2025-03-17-Initial-V1.0 → Unklar, um welche Art von Dokument es sich handelt.
3. Unklare Abkürzungen oder zu lange Namen:
• 2025-03-17-PD-Init-V1.0 → PD ist nicht eindeutig als “Projekt-Dokumentation” erkennbar.
• 2025-03-17-Projekt-Dokumentation-Erste-Version-Final-Überarbeitung-Endgültig-V1.0 → Zu lang und unübersichtlich.
4. Fehlende oder inkonsistente Versionierung:
• 2025-03-17-Projekt-Dokumentation-Initial → Version fehlt, Änderungen sind nicht nachvollziehbar.
• 2025-03-17-Projekt-Dokumentation-Initial-1 → Version sollte als V1.0 geschrieben werden.
5. Falsche Trennzeichen oder Sonderzeichen:
• 2025_03_17-Projekt Dokumentation Initial V1.0 → Mischung aus Unterstrichen, Leerzeichen und falschem Format.
• 2025.03.17-Projekt-Dokumentation-Initial-V1.0 → Datum sollte mit Bindestrichen getrennt sein.